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入管への報告実務｜半年ごとの受入れ状況届出と出席率50%時の報告

最終更新日: 2026年9月4日

日本語学校が出入国在留管理庁に対して行う入管報告は、ひとつではありません。頻度も宛先も異なる複数の届出・報告が並行して存在し、それぞれ根拠となる条文も別です。本ページは、確認できた一次資料に基づき、半年ごとの定期的な届出と、出席率や労働時間に紐づいて発生する報告を切り分けて整理します。

報告・届出の全体像

名称	頻度	宛先・窓口
受入れ状況に関する届出	半年ごと(毎年5月1日・11月1日から14日以内)	地方出入国在留管理官署 / 電子届出システム / 東京出入国在留管理局在留調査部門
出席率50%時の報告(告示39号)	月ごとの出席率判定に基づき、該当が生じた翌月末まで	地方出入国在留管理局
週28時間超過等の随時報告	報告・改善が見られない場合等、都度	最寄りの出入国在留管理官署

半年ごとの「受入れ状況に関する届出」

「留学の在留資格を有する中長期在留者の受入れ状況に関する届出」は、留学の在留資格を有する中長期在留者を受け入れている機関(教育機関)の職員が行う届出です。出入国管理及び難民認定法第19条の17、同施行規則第19条の16を根拠とし、毎年5月1日及び11月1日から14日以内に、その時点で受け入れている中長期在留者の氏名・生年月日・性別・国籍地域・住居地・在留カード番号を届け出ます。届出書の様式は問わないとされていますが、身分を証する文書等の提示は必要とされる一方、届出事項を証する資料そのものの提出までは求められていません。

届出方法は、インターネット(電子届出システム、24時間365日対応)・地方出入国在留管理官署への窓口持参・東京出入国在留管理局在留調査部門宛の郵送、の3通りが案内されています。

電子届出システムとは

電子届出システムは、出入国在留管理庁が提供する「電子届出システムポータルサイト」を窓口とする、所属機関等による届出のオンライン手続です。上記の受入れ状況に関する届出を含め、対象となる届出をオンラインで行えるポータルとして案内されています。ポータルサイトの詳細な対象範囲(受入れ状況の届出以外にどこまでの届出をカバーするか)については、本ページの調査で確認できた範囲を超えるため、断定は避け、実際の届出対象は同ポータルサイトで確認することをおすすめします。

月ごとの出席率判定に紐づく報告(告示39号)

半年ごとの定期届出とは別に、個々の留学生の1か月の出席率が5割を下回った場合、学校はその留学生が資格外活動の許可を受けているときは活動先機関の名称と併せて、翌月末までに地方出入国在留管理局へ報告する義務を負います(告示基準第1条第1項第39号)。こちらは定期的な届出ではなく、月ごとに算定した出席率が基準を下回った時にだけ発生する報告です。出席率基準の詳細は出席率対応ガイドで整理しています。

随時の報告(週28時間超過等)

2026年4月に周知された運用見直しでは、週28時間を超える勤務を強いられているとの報告が留学生からあった場合や、指導しても改善が見られない場合等は、把握した情報を最寄りの出入国在留管理官署に適切に報告することが日本語教育機関に求められています。3か月ごとの確認・指導・記録の詳細は資格外活動運用見直し実務ガイドをご覧ください。

お問い合わせ

Studelは、出席率・週28時間の自動判定と、指導記録・入管庁向けExcelの出力までを支援するツールです。半年ごとの届出や月次の報告対応を含めた運用体制について相談したい場合は、お問い合わせフォームからご連絡ください。

出典・一次資料

※本ページは一次資料の要約であり、個別の判断・届出の代行を行うものではありません。正確な適用判断は所管の地方出入国在留管理局または行政書士等の専門家にご確認ください。