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指導した事実の証跡｜資格外活動の確認・指導記録の書き方

最終更新日: 2026年8月21日

出入国在留管理庁の周知文書は、3か月ごとの確認の過程で許可内容に違反する状況が認められる場合、適切に指導し、直ちに状況を改善させ、改善されたことを改めて確認すること、そしてこれらの確認結果および指導に係る記録を適切に保存することを、日本語教育機関に求めているとされています。指導した「つもり」ではなく、指導した事実そのものを、後から示せる形で残しておくことが実務上のポイントになります。

参考様式が示す記載例

出入国在留管理庁の参考様式「資格外活動の把握・指導状況一覧表」には、確認・指導状況欄の記載例として、次のような文例が示されています。

「令和●年●月●日、本人から疎明資料を求めて資格外活動の状況を確認したところ、週28時間を超える稼働が複数回確認されたため、同年●月●日に指導し、●月●日に状況が改善されていることを確認した。」

この記載例から、記録に最低限含めるべき要素として、次の3点が読み取れます。

(1) 確認を行った日付と、その確認方法(本人から疎明資料を求めた、等)
(2) 確認の結果として認められた具体的な事実(週28時間超過が複数回、等)
(3) 指導を行った日付と、改善を確認した日付

同参考様式は、活動時間の記載例として「R7.10→●●●時間／R7.11→●●●時間／R7.12→●●●時間」のように月別に3か月分の時間を、活動状況の記載例として「稼働超過あり」のような区分を示しています。日付・数値・結果を具体的に書き、後から第三者が経緯を追える記録にすることが求められていると解されます。

自己申告に依拠する場合の留意点

出入国在留管理庁のQ&A(令和8年5月19日現在)は、3か月に1度の確認について生徒の自己申告による把握でも差し支えないとしつつ、出入国在留管理庁からの求めがあれば、各生徒の資格外活動の状況の把握方法や指導等について具体的に説明する必要があるとしています。記録という観点で言い換えると、自己申告そのものだけでなく、「いつ・どのような方法で申告を取得したか」「申告内容をどう確認・指導に反映したか」という把握プロセス自体も、後から説明できる形で記録しておく必要があると考えられます。

保存期間について(確認できなかった点)

確認・指導の記録をどの程度の期間保存すべきかについて、確認できた一次資料の範囲では具体的な保存年数の定めは確認できていません。学校の文書管理規程に準じて扱うことが考えられますが、正確な取扱いについては、所管の地方出入国在留管理局に確認することが望ましいと考えられます。

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出典・一次資料

※本ページは一次資料の要約であり、個別の判断・届出の代行を行うものではありません。正確な適用判断は所管の地方出入国在留管理局または行政書士等の専門家にご確認ください。